Para preparação de uma viagem é importante que o Secretário (a) obtenha o máximo de informações possíveis do período em que o executivo ficará ausente:
Segue um “check list” para lembrar alguns dados importantes:
- Data da partida e retorno;
- Destinos;
- Motivos da viagem;
- Conferir passaporte e visto (validade e necessidade);
- Preferência de hotéis;
- Número de pessoas e contatos que participarão da viagem;
- Compromissos assumidos, bem como datas e locais dos encontros;
- Nome, telefone e endereço de e-mail das pessoas que serão contatadas;
- Tipos de transporte;
- Se há necessidade de locação de veículo ;
- Motoristas e interpretes;
O assunto viagem é amplo para discussão, teremos várias “postagens” tratando destes casos.
Com a relação a lista acima citada, já é possível iniciar um processo de solicitação de viagem e acertar alguns detalhes.
Segue um “check list” para lembrar alguns dados importantes:
- Data da partida e retorno;
- Destinos;
- Motivos da viagem;
- Conferir passaporte e visto (validade e necessidade);
- Preferência de hotéis;
- Número de pessoas e contatos que participarão da viagem;
- Compromissos assumidos, bem como datas e locais dos encontros;
- Nome, telefone e endereço de e-mail das pessoas que serão contatadas;
- Tipos de transporte;
- Se há necessidade de locação de veículo ;
- Motoristas e interpretes;
O assunto viagem é amplo para discussão, teremos várias “postagens” tratando destes casos.
Com a relação a lista acima citada, já é possível iniciar um processo de solicitação de viagem e acertar alguns detalhes.
Procure sempre informações sobre as preferências do viajante, porque uma viagem nem sempre é fácil quando se trata de negócios, mantenha um ótimo relacionamento com seu agente de viagem, pois são profissionais que possuem conhecimentos e experiências importantíssimas e poderão auxiliá-lo sempre que surgir dúvidas.
Alguns termos que auxiliarão o seu contato com os agentes de viagem e facilitarão a criação e análise de relatórios de viagem:
Voucher
Segundo o Dicionário de Comércio Exterior e Câmbio, Editora Saraiva: voucher 1. Comprovante, partida de contabilidade, recibo, guia de lançamento; 2. Documento autorizando um desembolso de dinheiro para cobrir um passivo; 3. Evidência legalmente aceitável de pagamento de um débito, como um cheque cancelado e outros.
Check -in
Verificação, apresentação (Hotel, companhia aérea) munido de documentação e comprovante de reserva, que identificará a entrada/embarque do viajante.
Check-out
Identificação da saída do viajante, termo mais usado pelas redes hoteleiras,. Abrange a verificação das acomodações e das instalações por ele utilizadas, o consumo para a possível a emissão da nota de despesas a serem pagas, e relatório de algum dano por ele causado para posterior ressarcimento.
Late Check Out
Quando o hóspede pretende deixar o hotel após o horário estabelecido para a saída.
No Show
Não comparecimento de hóspede ou passageiro que tinha reserva confirmada e não efetuou o cancelamento dentro do prazo estipulado. O no show geralmente gera uma taxa ($$).
Wake Up Call
Chamada para acordar.
Walk In
Quando o passageiro chega ao Hotel sem prévia reserva.
Walk Out
Quando o passageiro deixa o hotel sem realizar os trâmites do check-out na recepção. Deixando pendente de pagamento a conta.
Alguns termos que auxiliarão o seu contato com os agentes de viagem e facilitarão a criação e análise de relatórios de viagem:
Voucher
Segundo o Dicionário de Comércio Exterior e Câmbio, Editora Saraiva: voucher 1. Comprovante, partida de contabilidade, recibo, guia de lançamento; 2. Documento autorizando um desembolso de dinheiro para cobrir um passivo; 3. Evidência legalmente aceitável de pagamento de um débito, como um cheque cancelado e outros.
Check -in
Verificação, apresentação (Hotel, companhia aérea) munido de documentação e comprovante de reserva, que identificará a entrada/embarque do viajante.
Check-out
Identificação da saída do viajante, termo mais usado pelas redes hoteleiras,. Abrange a verificação das acomodações e das instalações por ele utilizadas, o consumo para a possível a emissão da nota de despesas a serem pagas, e relatório de algum dano por ele causado para posterior ressarcimento.
Late Check Out
Quando o hóspede pretende deixar o hotel após o horário estabelecido para a saída.
No Show
Não comparecimento de hóspede ou passageiro que tinha reserva confirmada e não efetuou o cancelamento dentro do prazo estipulado. O no show geralmente gera uma taxa ($$).
Wake Up Call
Chamada para acordar.
Walk In
Quando o passageiro chega ao Hotel sem prévia reserva.
Walk Out
Quando o passageiro deixa o hotel sem realizar os trâmites do check-out na recepção. Deixando pendente de pagamento a conta.
PAX – Passageiro.
Boarding pass
Bilhete de acesso ao vôo, gerado após o check-in.
Take off - Decolagem
Landing – Pouso, aterrissar.
Fonte: FILHO, Emilio Garofalo: Dicionário de Comércio Exterior e Câmbio. São Paulo, Saraiva, 2004
Site: No Show Bastidores da Hotelaria Disponível em: http://noshow.wordpress.com/
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