É dever do Secretário, além de planejar e agendar as reuniões solicitadas, promover (auxiliar) a ordem entre os participantes.Cada assessor deve encontrar a forma correta de conscientização da importância do Gerenciamento das Reuniões em sua empresa, com o intuito de colaborar para que as reuniões sejam realmente produtivas.
Algumas dicas, que bem empregadas, geram ótimos resultados e motivam o restante dos funcionários a cumpri-las.
Auxilie a documentação e distribuição antecipada das informações e pauta da agenda a todos os convocados, essa ação automatiza a reunião, torna-a objetiva, antecipa a informação do tempo que cada participante terá disponível para discussão.
Gerenciamento de Reuniões – Passo a Passo
1. Prepare uma agenda.
2. Defina o Líder da reunião.
3. O Líder deve conduzir a reunião.
4. Utilize a agenda da reunião como guia.
5. Cada tópico discutido na reunião deve ter um tempo estabelecido.
6. Revise os pontos pendentes da reunião passada, para saber o status atual
7. As discussões devem ser conduzidas de forma profissional, evitando reuniões emotivas e sem sentido.
8. Revise todos os pontos discutidos, acordados, registre os pontos em aberto.
9. Conclua a reunião.
10. Documente a reunião em ata e envie a todos (participantes e faltosos).
Promova e divulgue o bom andamento das reuniões em sua empresa, alguns argumentos:
- A reunião precisa ter seu andamento organizado e controlado. - Deve servir de ferramenta para comunicar decisões e ações.
- O processo de alinhamento entre os integrantes tem que ocorrer de uma maneira tranquila e construtiva.
- O tempo gasto deve ser investidos em esclarecimentos para todos os integrantes tornando o encontro produtivo.
Divulgue essas informações através de e-mails, quadros de aviso, paginas de intranet são informações fáceis, úteis e pouco utilizadas.
Você pode ser o responsável pela criação de uma cultura empresarial de reuniões de sucesso...
Instrutor: Tercio Annunciado
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