Agenda

Este post será sobre uma ferramenta que é considerada por muitos colegas, da minha opinião erroneamente, um item ultrapassado.
Utilizo a agenda física diariamente, acredito ser uma forma de arquivo de informações simples, um calendário objetivo e a principal ferramenta de organização do meu trabalho

Qual é a função e o objetivo da agenda?
- Lembrar compromissos, datas importantes e despesas;
- Aumentar a eficiência e;
- Possibilitar a organização

O que podemos anotar em uma agenda?
- Reuniões , entrevistas, encontros de negócios e compromissos diversos;
- Cantas a pagar;
- Vencimentos de assinaturas de periódicos, jornais, revistas boletins informativos e contratos;
- Senhas e logins;
- Datas de aniversários ( Inclusive da família do executivo, clientes ou fornecedores importantes);
- Datas especiais ( Para cumprimentar colegas e prestadores de serviços como dia do psicólogo, do contador, profissional de Marketing entre muitos outros)



Observações importantes:
- Deixe sempre uma “folga” entre um compromisso e outro.
- Evite marcar entrevistas nas primeiras e últimas horas do dia, próximo as refeições e imediatamente após férias e viagens.
- O Secretário deve sempre sugerir o horário e obter o nome, telefone e identificação da empresa da pessoa que está assumindo o compromisso.
- Acompanhe os compromissos constantes da agenda do executivo e mantenha-os alinhados e atualizados com a sua agenda.
- Combinar com o executivo uma forma de integração das informações , pode ser utilizado uma lista com a sequência de horários e compromissos.

Utilize agendas digitais, atualmente temos vários formatos como o Outlook, blackberry e outros equipamentos eletrônicos.Conheci pessoas criativas que criaram seus próprios formatos de agendas...
O importante é manter-se organizado e em sintonia com os compromissos e necessidades do escritório e do executivo.

“Planeja seu trabalho, faça adaptações, trace objetivos, estabeleça prioridades para quem têm muitas tarefas o tempo será maior.”