Organização do ambiente de trabalho

Como já havia citado no post Identidade Profissional a organização é uma das características do s Secretários Executivos, somos os responsáveis pela ordem do setor, o nosso dinamismo depende do acesso rápido as informações, sem passar por obstáculos.

Estabelecer uma rotina é uma forma de manter-se em constante organização e ter as atividades claramente definidas.

Para poder organizar o ambiente é interessante seguir algumas práticas:

- Ao iniciar o dia providencie o café, os jornais, ligue os computadores e equipamentos, cuide das plantas, verifique a limpeza e organização do setor;

- Em seguida, repasse a agenda do dia (independente do formato, físico ou digital, utilize sempre uma agenda não confie somente na sua memória), para lembrar as tarefas pendentes do dia anterior;

- Identifique e pontue as prioridades, revendo-as diariamente com propósito de adequar funções rápidas e prolongadas;

- Programe suas saídas do setor;

- Planeje suas paradas;

- Disponha os móveis de modo funcional para que a locomoção seja fácil e ágil;

- Aproveite da melhor forma possível as condições de iluminação e ventilação do ambiente;

- Deixe a mesa sempre em ordem, sem excessos de papéis, não acumule materiais desnecessários;


- Mantenha as gavetas sempre limpas;

- Não exagere nos objetos decorativos, mantenha na mesa apenas o material de trabalho, tenha um ambiente clean.

- Tenha acesso rápido à agenda telefônica e de endereços (estas devem estar sempre atualizadas);

- Mantenha dicionários, e livros como gramáticas, redação empresarial, manuais sempre de fácil acesso e organizados. Lembre-se do post Acervo Pessoal.

- Verifique os jornais e revistas que estão disponíveis para os clientes, devem ser atualizados.

- Todos os equipamentos necessários no setor devem permanecer em condições de uso e nos devidos lugares;

- Relacione os contatos e telefones do setor de limpeza, manutenção elétrica, informática, jardinagem, motoristas e outros prestadores de serviços internos;

- Crie uma lista de controle dos empréstimos de matérias e equipamentos do setor. Como laser point, projetor multimídia, CD’s e outros. O Secretário deve ter total controle sobre os bens do setor.

- Estoque materiais suficientes para o andamento das atividades (papéis, canetas, toners e outros).

- Ao termino do seu dia de trabalho, deixe sua mesa organizada recolha xícaras e outros utensílios;

- Se possível crie um local especifico para o cafezinho.

Essas ações facilitarão o seu dia e das pessoas ao seu redor.