Muitas informações passam por nós, e nossas mesas, durante um período de trabalho.
Algumas tratamos pessoalmente, esse filtro deve ser muito minucioso para que o executivo seja interrompido o menos possível, outras agendamos horários e visitas, anotamos os recados ou indicamos a pessoa correta para resolução.
Jamais deixamos que as informações soltas como "almas ou fantasmas" sem tomar ação alguma, ou responder um simples: "Não sei." ou "Não é minha função".
Se as informações requeridas tratarem apenas de dados, caso não haja problemas de serem fornecido, não devem ser incorretos ou ambíguos. Dados devem basear-se em fatos e evidencias.
Em caso de visitas, para tratar algum assunto específico, dê prioridade aos horários agendados com antecedência, passando em seguida para os assuntos de interesse do executivo. Mas, sempre mantenha-o informado das pessoas que o aguardam.
"Visitas inesperadas ou indesejáveis dispense com cortesia, não demonstre irritação e não esqueça de questionar o propósito/assunto."
Em caso de contatos telefônicos obtenha o máximo de informações possíveis sobre o interlocutor : nome da pessoa, da empresa, objetivo da ligação, telefone p/ contato.
Se o executivo não atender na hora, registre o horário da ligação.
"Através do registro de recados "alimente" aos pouco, sua agenda de contatos. Com o passar do tempo você identifica os contatos frequentes e de interesse do executivo. Sua agenda valerá ouro!"
"Cabe a nós assessores analisar assuntos, verificar se é de nossa competência, departamento ou indicar o responsável. Tomar as providências para que todos os clientes, internos ou externos, recebam a devida atenção."
Fonte: AZEVEDO , Ivanize e DA COSTA, Sylvia Ignácio. Secretária - Um guia prático. São Paulo: Ed. Senac, 2001.
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