Estabilidade Emocional

Infelizmente, ao meu ver, esta é uma característica muito mais masculina do que feminina.
É uma habilidade que as mulheres devem adquirir, tanto no ambiente profissional como na vida pessoal.
Ao ler um o artigo Mulheres preferem trabalhar com chefes homens
apontando capacidade masculina com maior habilidade de liderança empresarial, verifico que a nossa instabilidade emocional é mais abalada que a masculina.
Me identifiquei muito com o artigo, e vejo alguns pontos em que devemos melhorar em nossas atitudes.

Mulheres possuem um espírito de competição muito grande com outras mulheres.

Nem sempre temos a habilidade de deixar em casa os “problemas domésticos” ou no trabalho os profissionais.

Existem algumas pessoas, principalmente mulheres, que possuem uma certo grau elevado de sensibilidade e choram ao ser “repreendidas” ou corrigidas pelos chefes.
Uma forma de mudar esta atitude, é receber a critica com efeito construtivo e analisar as ações que podem ser aprimoradas.

Precisamos nos conhecer e entender nossas limitações. Nem sempre trabalhar até tarde, dedicar menos tempo a família, tentar fazer várias coisas ao mesmo tempo, geram resultados satisfatórios para a profissão. Li uma vez em alguma pagina da internet a frase que dizia: ação e inação têm a mesma importância.

Diversidade Secretarial

Ontem tive o enorme prazer em participar da confraternização dos Curso de Secretariado Executivo da PUCPR, eu e mais algumas profissionais fomos convidadas para um bate-papo com as alunas, com o objetivo de trocar experiências e contar um pouco do mundo “pós formatura”.

Foi muito interessante, e me ajudou muito a rever meus conceitos e valores na profissão, e o que mais atraiu a minha atenção foram os relatos de como é desenvolvido o trabalho pelas outras Secretárias Executiva.
Sem combinar, a diversidade e adaptação da função Secretarial foi visível em todos os relatos. Obvio que tivemos a presença de Secretárias Executivas convencionais, assessoras, tudo conforme “manda o figurino”.
O que nos gerou muito orgulho!

Mas, a adaptação da profissão dentro da área de Recursos Humanos, Religiosa, Hotelaria, Engenharia e até da Ciência nos prova que o profissional deve dedicar carinho ao executar o seu trabalhos, estar atento as necessidades do mercado.

E como eu já havia citado em outro Post Imagem Profissional,SEJA ADAPTÁVEL, temos características para isso, somos multifuncionais, inovadores, agentes de mudanças...
Enfim colegas, a mensagem que quero passar com este post é que vale apena parar para analisar seus objetivo, traçar metas, planejar a carreira e ir de encontro ao sucesso.

"A pessimist sees the difficulty in every opportunity; an optimist sees the opportunity in every difficulty."
(Winston Churchill)

Parabéns Secretários!!!

Caras colegas de profissão,

Gostaria de parabenizá-los por este dia dedicado a nós “Secretários”, que levantamos todas as manhã com entusiasmo para seguir essa profissão que exige muita dedicação profissional.

Me orgulho de fazer parte deste grupo, formado por pessoas talentosas, dinâmicas, determinadas, eficientes, comprometidas, versáteis e com muito “jogo de cintura”. Eu poderia relacionar uma lista de características que define o profissional de Secretariado Executivo, mas deixarei que a diversidade adjetive esse profissional.

De tudo tenho apenas uma certeza: somos profissionais necessários, desenvolvedores de funções que produzem muitos resultados.

Talvez nem todos sejam hoje reconhecidos e parabenizados como deveriam, mas saiba “Você é sim, um profissional muito importante.”

“Acredite: o mundo abre alas para pessoas determinadas.”
Frase de Rogério Caldas – Conferencista Empresarial

Parabéns e abraços,
Gisele Broca

Seja pró-ativo Secretário...

A pró-atividade é uma das muitas características dos Secretários Executivos, é definida pelo prefixo "pró" significa antecipação, algo que acontece antes e atividade desenvolvimento de uma ação.

Portanto não responda a uma pergunta com um simples: não sei!
Questione!

A dúvida de alguém hoje, pode ser a sua de amanhã...
Repito, conheça e mantenha-se atualizada quanto aos procedimentos da empresa principalmente os que impactam o seu setor:
- Normas de viagem e sistemas utilizados para solicitação.
- Formulários e requisições.
- Regras da empresa e RH.
- Estatutos.

Conheça também outros departamentos, outros Secretários Executivos ou Assessores, CONHEÇA PESSOAS.

Segundo um texto de Júlio César Zanluca: “A apatia e o comodismo são as principais causadoras de nossas frustrações profissionais e pessoal.”

Tenha uma agenda, que acompanhe você, de telefones urgentes como:
- Plantão da agencia de viagem.
- Motorista com boa procedência.

E para gerar bons resultados em seus trabalhos e atividades além de pró ativo seja também reativo, não espere que as informações “caiam do céu”, na dúvida ou na falta de informação pergunte, pesquise, não se acomode, toda a informação é válida talvez não para o momento exato, mas para ações futura.

"Curious people are interesting people. I wonder why that is."
Bill Maher

Estilo: Secretário Executivo

Assim como as Secretárias Executivas, cabe também aos Secretários vestir-se e comportar-se formalmente.
Manter-se sempre com a barba feita, os cabelos e unhas bem cortados e seguir a orientação de cuidado com a fragrância do perfume.
Camisas e calças bem passadas, sapatos bem lustrados...
As combinações de cintos e sapatos, camisas e gravatas valorizam muito a vestimenta masculina.
Os blazers (de diversos tecidos) estão acompanhando muito bem as calças jeans com camisas.
Veja no link uma reportagem interessante sobre o guarda roupa masculino:
http://gnt.globo.com/Estilo/Materias/Lula-Rodrigues-diz-quais-as-cinco-pecas-que-todo-homem-deve-ter-no-armario.html

Linguagem Convencional dos Cartões de Visita

Segue para conhecimento algumas linguagens, que pretendem ser repassadas através das dobras dos Cartões de Visita.

Significado das dobras dos cartões:

- canto superior esquerdo: felicitações.

- canto superior direito: visita

- canto inferior esquerdo: apresentação pessoal.

- canto inferior direito: pêsames.

- em diagonal, da esquerda para direita: solicitação de entrevista.

- em diagonal, da direita para a esquerda: entrevista negada.

- cantos superiores dobrados para frente: convite para jantar.

- cantos superiores dobrados para trás: pedido de desculpas.

- cantos da direita virados: acompanhar enterro.

- dobrar ao centro: desafio para duelo.


Algumas destas convenções não estão mais em uso, não sendo prudente sua aplicação.

Utilize os cartões para fins de identificação profissional!

Secretária com estilo

Já havia comentado com, vocês mulheres, sobre a facilidade, conforto e beleza das sapatilhas, , mas hoje que falar sobre alguns acessórios que, eu particularmente, acho muito elegante.

Os lenços, echarpes e golas!



Eles vieram para substituir e complementar o charme dos colares, essa nova tendência chegou com muito estilo e leveza.
Echarpe de seda ou cetim, lenços de várias estampas inclusive étnicas, as golas de linhas e lãs frias serão muito utilizados inclusive no verão.
Combinam com muitas roupas usadas pelas Secretárias, dão um charme todo especial a uma calça de linho e camisa, transmitem um toque clássico ao jeans com blazer, podem acompanhar os Twinsets, Tailleur (tanto com calça ou saia). Além de inserir um efeito colorido e elegante às roupas, são muito úteis em mudanças de temperatura cobrem os ombros e colo.

Mas lembre-se caso você utilize uniforme, cumpra as normas da empresa, algumas até são flexíveis quanto a utilização dos acessórios.

Existem uns sites ótimos que dão dicas para os laços feitos com lenços, segue alguns:
http://www.texeresilk.com/cms-scarf_tying_guide.html
http://dadyparra.blogspot.com/2009/01/mais-formas-de-amarrar-lencos.html
http://www.ciadoacessorio.com/2009/04/como-amarrar-lencos-por-gloria-kalil.html
http://www.portaisdamoda.com.br/

Aproveite!

Feriados Internacionais

Aproveitando o “gancho” dos feriados, vamos citar algumas datas que devem ser lembradas...

Muito importante checar e sinalizar o Executivo antes de agendar viagens, reuniões, conference call ou contatos com o exterior, quanto aos Feriados Internacionais.

Aos países ocidentais que aderem ao cristianismo como religião, centrada na vida e nos ensinamentos de Jesus de Nazaré, alguns feriados acabam seguindo as mesmas datas como:

Natal - 25 de Dezembro
Dia de Reis - 6 de Janeiro
Páscoa - que varia do final de Março até Abril

Citarei algumas datas importantes e feriados que procuro acompanhar :

Europa

Os europeus normalmente tiram suas férias durante os meses de verão (Julho e Agosto).

Dia do Trabalho - 1º de Maio
Assunção - 15 de Agosto
Dia de Todos os Santos - 1º de Novembro
Boxing Day/Dia de São Stephen - 26 de Dezembro

Outras comemorações bem conhecidas que atraem uma grande quantidade de pessoas e podem interferir nos planos de viagens são:

Itália - 25 abril Festa da Liberação Italiana
Veneza - Carnevale em Fevereiro
Munique - Oktoberfest em em Outubro

Estados Unidos

Dia do Presidente - 3ª segunda-feira de fevereiro
Dia da Independência Americana- 4 de julho
Dia do Trabalho - 1ª segunda-feira de setembro
Halloween- 31 de outubro
Dia dos Veteranos - 11 de novembro
Dia de acão de graças - 4ª segunda-feira de novembro

Faça sua consulta através dos consulados na web dos países que mantem maior contato com sua empresa ou chefia ou é o website de turismo do país em questão.

Acrescente como lembrete em seu calendário

Fonte: http://www.visiteurope.com/ccm/travel_information/bank_holidays/?lang=pt_BR
http://www.embaixadaamericana.org.br/

"Netiqueta"

Este é um termo utilizado pela autora do livro "Netiqueta, Guia de Boas Maneiras na Internet", Maria Alice Soares de Castro, para se referir as normas de Etiqueta na Internet.

Hoje, ao iniciarmos um novo trabalho a primeira ferramenta que é providenciada é o e-mail. A maior ,mais rápida e econômica forma de comunicação, mas que também deve seguir algumas regras de etiqueta.

A maior "gafe na internet" cometida dentro das empresa é a emissão de mensagem repletas de abreviaturas, modo utilizado para facilitar conversas informais. Tudo bem abreviar um atenciosamente (At,) no final de uma frase ou sudações (Sds,) em outra, mas um e-mail inteiro escrito com vc, tbem, fltva, mto... já se torna falta de etiqueta empresarial.

Listarei alguns pontos que devem ser relevados no momento da emissão ou repasse de informações através de e-mails.

- Cuidado com as mensagem de descontração evite o envio para o e-mail profissional, principalmente de anexos muito "pesados" , pois podem obstruir a "caixa de entrada" do receptor, impedindo o recebimento de e-mails importantes.

- Ao encaminhar e-mails, assine-os. Tenha uma assinatura simples, com seu nome, nome da empresa, telefone e fax, sempre com letra legível e cores básicas. Não é necessário incluir o endereço completo da empresa.

- Mantenha seu texto com uma letra padrão evite usar o plano de fundo.

- Não esqueça de colocar o assunto em sua mensagem.

- Crie uma lista com o e-mail pessoal de seus amigos.

- Ao repassar algum e-mail informal, até mesmo aos amigos, apague o histórico e dê uma introdução à mensagem perguntando se a pessoa está bem, com algum comentário ou desejando um bom dia ou boa semana. Adapte também o título (retire o ENC: RES: ).

- Não esqueça de colocar o assunto em sua mensagem.

- Lembre que no e-mail deve ser copiado às pessoas que apenas devem ter conhecimento do assunto, e endereçado as pessoas que têm ações a serem tomadas.

- Procure não demorar muito tempo para responder aos e-mails. É muito educado enviar uma resposta informando que recebeu a mensagem e que irá respondê-la assim que possível.

- Atenção redobrada ao enviar mensagens para grupos. Tenha certeza de quem pode e de quem não pode ler o conteúdo do e-mail. Uma das gafes mais cometidas é enviar e-mails que não devem ser lidos por todos os integrantes do grupo.

- Respeite a hierarquia. Quando enviar e-mails para um grupo de trabalho, a regra é enviar a mensagem para o destinatário, colocando o nome de seu chefe primeiro na cópia e, em seguida, os envolvidos em ordem alfabética.

- Escrever em caixa alta faz parecer que você está gritando com o destinatário. Quando quiser ressaltar uma frase ou palavra, escreva entre sinais de asterisco.

- Não envie respostas que contenham longos textos anteriores em cascata. Edite a resposta, utilizando o último e-mail do seu contato e cortando as outras mensagens.

- Ao responder uma série de perguntas, escreva as respostas ao lado delas, tentando editar a fonte da resposta, mudando sua cor, seu tamanho e o seu formato.

- Ao redigir um e-mail, você tem a opção de classificar sua prioridade como alta, normal ou baixa. Essa classificação na verdade não altera a velocidade ou a seqüência com que o e-mail é enviado e recebido, apenas alerta ao destinatário que poderá, caso deseje, antecipar a leitura de tal ou qual mensagem.

- Ao enviar um e-mail, você tem o recurso de solicitar ao destinatário a confirmação do recebimento de leitura. Mas só faça uso desse recurso eventualmente, em caso de real necessidade e não sistematicamente como muitas pessoas costumam fazer.

- Nós Secretários utilizamos muito a produção de e-mail social: de Parabéns, Boas Festas, ou para divulgar algum evento, podemos enfeitá-lo com imagens, animações e músicas, à vontade. Mas na correspondência do dia a dia, seja simples e sóbrio ao máximo. Antes de inserir uma imagem, um pano de fundo, uma música, pese a real necessidade de fazê-lo e principalmente se quem vai receber o e-mail vai ficar satisfeito ou entediado.

- Tal como você diz "Bom-Dia" e "Até Logo" quando chega e quando sai, sempre inicie seus e-mails com uma saudação ao destinatário, encerre com outra e nunca deixe de assinar no final.

Fonte: CASTRO, Maria Alice Soares de. Netiqueta, Guia de Boas Maneiras na Internet. Novatec Editora, 1997.

MATARAZZO, Cláudia. Negócios, Negócios, Etiqueta Faz Parte. Melhoramentos, 2003.

Independência do Brazil

Gosto muito de ficar procurando informações na internet...sou curiosa.
Atualmente não fico sem saber o significado de uma palavra...
Adoro os chamados newsletters principalmente os que, quando nos cadastramos, enviam constantemente mensagens informativos em nosso e-mail, esta é uma ótima ferramenta para nos mantermos sempre atualizados.

Mas enfim vamos ao que interessa, foi através de um newsletters que pude me atualizar sobre o significado do feriado da “Independência do Brasil”. Com a correria do dia-a-dia, e a quantidade de informações que necessitamos absorver, acabamos deixando de lado informações e significados simples.
Então vou repassar a vocês a contribuição que recebi atreves de um newsletters, do site Portal do Cerimonial (http://www.cerimonialista.com/index.php).

- O 7 de Setembro só foi instituído feriado nacional em 6 de Abril de 1949, por meio de Decreto- lei 662, assinado pelo então Presidente Eurico Gaspar Dutra.

- A Independência proclamada por D. Pedro I, em 7 de Setembro de 1822 foi, na verdade, oficializada no dia 2 de Setembro , por meio de Decreto Assinado pela Princesa Regente D. Leopoldina da Áustria, na qualidade de Chefe Interina de governo, declarando o Brasil separado de Portugal.

- As três obras mais antigas alusivas ao 7 de Setembro são, nesta ordem: estátua equestre de Dom Pedro I, na Praça Tiradentes, no Rio de Janeiro; a construção do Monumento do Ipiranga, hoje Museu do Ipiranga, em São Paulo; e o Painel Independência ou Morte, de autoria de Pedro Américo.

- O Centenário da Independência marcou, no dia 7 de setembro de 1922, a primeira transmissão de rádio no Brasil, com discurso comemorativo do então Presidente Epitácio Pessoa.

- Para marcar o Centenário da Independência , em 7 de Setembro de 1922, o então Presidente Epitácio Pessoa oficializa por meio do Decreto 15.671, o Hino Nacional Brasileiro, com música de Francisco Manuel da Silva e letra de Joaquim Osório Duque Estrada, um dia antes, num 6 de Setembro.

- Dom Pedro I comemorou o feito da Independência, ocorrido na manhã de 7 de Setembro , com um concerto noturno, no Teatro de Ópera de São Paulo, quando ali entoou o Hino da Independência.

A letra do hino é de Evaristo da Veiga e a música de D. Pedro I.

HINO DA INDEPENDÊNCIA

Já podeis, da Pátria filhos,
Ver contente a mãe gentil;
Já raiou a liberdade
No horizonte do Brasil.

Brava gente brasileira!
Longe vá... temor servil:
Ou ficar a pátria livre
Ou morrer pelo Brasil.

Os grilhões que nos forjava
Da perfídia astuto ardil...
Houve mão mais poderosa:
Zombou deles o Brasil.

Brava gente brasileira!
Longe vá... temor servil:
Ou ficar a pátria livre
Ou morrer pelo Brasil.

Não temais ímpias falanges,
Que apresentam face hostil;
Vossos peitos, vossos braços
São muralhas do Brasil.

Brava gente brasileira!
Longe vá... temor servil:
Ou ficar a pátria livre
Ou morrer pelo Brasil.

Parabéns, ó brasileiro,
Já, com garbo varonil,
Do universo entre as nações
Resplandece a do Brasil.

Brava gente brasileira!
Longe vá... temor servil:
Ou ficar a pátria livre
Ou morrer pelo Brasil.

Cartão Profissional

Comercialmente conhecidos como Cartões de Visita, têm como principal objetivo o estreitamento e continuidade das relações sociais. E tanto podem, como devem, ser utilizados pelos Secretários Executivos.

O Cartão de visita fará identificação do profissional constando o nome completo, função, logotipo e endereço da empresa, telefone, e-mail e endereço da internet.

A medida padrão é 9,0 x 5,0 cm, para sua confecção são utilizados vários matérias e texturas de acordo com o gosto pessoal ou cumprindo o padrão da empresa, lembrando sempre: cuidado com os exageros.

Lay-out dos Cartões de Visita
- Geralmente o endereço fica à direita.
- Graduações e profissões ficam abaixo do nome em caracteres menores.
- As graduações militares ou títulos acadêmicos antecipam o nome. Os títulos acadêmicos podem ser abreviados.

Os Cartões de Visita são utilizados em situações como apresentação profissional e iniciação de network.

Cabe ao Secretário identificar alguns conceitos de etiqueta que devem ser lembrados durante a utilização/troca dos Cartões de Visita.

- Deixe seu cartão de vista quando o visitado estiver ausente para informá-lo quem o procurou.

- Oferece-se o Cartão Profissional no inicio de reuniões, almoços ou jantares de negócios para conhecer a hierarquia dos presentes.

- Não é grosseria solicitar um cartão de visita a alguém.

- Recomenda-se evitar a distribuição indiscriminada. O melhor é conversar primeiro, e depois de forma discreta, trocar cartões.
-

É possível, e uma demonstração de interesse, anotar no verso do cartão um breve histórico sobre a pessoa, o perfil, quando e onde conheceu.

- Deve-se estar atento para não misturar cartões recebidos com os próprios, evitando a “gafe” de entregar um cartão de outra pessoa.

Comunicação eficiente

Para um bom desenvolvimento das atividades e prestação dos serviços, é muito importante que o Secretário esteja alinhado com as necessidades do executivo.
A comunicação entre ambos deve ser excelente. Caso você sofra com problemas de comunicação é hora de acertar os ponteiros.

Proponha ao executivo uma conversa, para que se conheçam melhor e alinhem as formas de comunicação que serão utilizadas por vocês.

Alguns pontos que devem ser acertados:
- Verifique a possibilidades de acesso a agenda (calendário) do executivo, assim você se manterá constantemente atualizado (a) com os compromissos.
- Conheça as atividades rotineiras do executivo, e integre-se a elas.
- Padronize o repasse de recados e contatos pode ser através de e-mail, bilhetes, mini formulários. Essas informações devem ser sempre completas com nome e empresa de quem ligou/procurou, horário, assunto, telefone para contato.
- Se necessário proponha um filtro de e-mails.

Outras boas práticas que auxiliam uma comunicação eficiente, e devem ser seguidas principalmente por Secretários (as) de setores ou departamentos,pois possuem ampla rede relacionamento diário.



Lembre-se: Os Secretários Executivos, geralmente são referência quanto a informações e comunicação.

- Cuidado com as palavras, não utilizes gírias.
- Expresse-se com clareza.
- Tenha calma para escutar e entender a mensagem do interlocutor.
- Esteja atento aos gestos, movimentos e expressões muitas vezes estas ações revelam mais sobre o interlocutor do que as próprias palavras.
- Vá direto ao assunto seja conciso.
- Adapte e traduza seu discurso à faixa etária, formação, interesses e expectativas do ouvinte.
- Seja eficiente. Registre a informação, para isso, preste atenção ou se sua memória não é boa, anote.
- Tenha interesse no que os outros têm a dizer, porque se procurou você para falar possui uma mensagem a ser transmitida, e se não concordar apenas escute.
- Aguarde até a mensagem ser completada antes de formular a sua opinião,além de ajudar no entendimento você não corre o risco de ofender o interlocutor.
- Cuidado com a entonação e excesso de gesticulações.
- Mantenha postura ao falar. “Uma posição ereta, olhando as pessoas de frente e braços voltados para quem está falando dá a idéiade acessibilidade e entusiasmo.”( JUNIOR; AVEDIANI, Artigo: Manual de comunicação eficiente.)

Atente-se também para a comunicação escrita:
- O Secretário deve ser formal e relevante na fala e na escrita
- O sucesso da comunicação escrita está no domínio de vocabulário, gramática e construção das frases.
- O fracasso está em escrever da mesma forma que se fala.

Se necessário aprimore-se.
- Leia e releia suas mensagens antes de enviá-las, para encontrar e corrigir os erros; - Peça ajuda a terceiros para checar o entendimento e a clareza do texto.
- Pesquise gramáticas, dicionários, consulte seu Acervo Pessoal...

Fonte:
Artigo: Manual de comunicação eficiente.
AVEDIANI, Renata; JUNIOR, Raul.

Algumas idéias de projetos...

Lembro-me dos últimos semestres da faculdade, no momento da criação do projeto de estágio, a dificuldade de identificar o tema e a necessidade da empresa/setor/departamento.

O primeiro passo para propor um bom projeto e desenvolver um ótimo estágio/trabalho é conhecer a empresa, sua cultura, as pessoas e os processo. Porque não existe empresa sem problemas ou oportunidade de aplicação de melhorias.

Segue algumas propostas que identifiquei em meu setor:

Biblioteca departamental: criar um mini acervo para o seu departamento, disponibilizando para consultas: dicionários, gramáticas (principalmente para acompanhar as novas normas da correção ortográfica), livros técnicos, códigos, normas, revistas, catálogos e outras brochuras.

Pagina de Intranet: implantar uma página que facilitará o acesso a comunicados, formulários, procedimentos como um canal de informação para o setor. Pode até ser criado uma parceria com algum estudante de informática que tenha interesse e auxiliar um projeto como esse.

Revisão de processos: desenvolver uma análise nos processos que apresentam maior deficiência, e propor melhorias.

Gerenciamento de reuniões: proponha algumas ações, passe por um aprimoramento, para auxiliar equipes com deficiência no desenvolvimento de reuniões. Faça campanhas, comunicados, proponha uma cartilha que incentive as "boas práticas" de reuniões bem sucedidas. Ajude a focar nas metas da empresa como um todo, ao invés de permitir que venham à tona conflitos surgidos na defesa de uma ou outra área específica.
Prove, através de um projeto, que existe um profissional especificamente capacitado em técnicas especializadas para ajudar o grupo a interagir da melhor forma e a tomar as melhores decisões.Aprimore-se.

Automatização de sistemas: pesquise sistemas que podem facilitar o trabalho do grupo, crie adaptações, implante novas idéias operacionais que gerem resultados.

Faça uma análise, pesquise, converse com as pessoas do setor, identifique as necessidades e ponha a imaginação para funcionar.

Ferramentas que contribuem do alto desempenho e eficiência dos Secretários Executivos

Facilite a comunicação com o MUNDO!!!

Você sabia que existem ferramentas simples que auxiliam e contribuem com seu desempenho, eficiência e melhoria na comunicação?
Citarei duas que utilizo com frequência e geram grandes resultados.

Código Aeroportuário

O código aeroportuário IATA é um código composto por três letras que designa os aeroportos em todo o mundo. É definido pela Associação Internacional de Transportes Aéreos (em inglês, International Air Transport Association - IATA).
Esses códigos, apesar de serem mais familiares aos agentes de viagem, se conhecidos facilitam e agilizam as solicitações de viagem emitidas pelos Secretários Executivos, pois preenchem o campo destino com rapidez.

Cód._Cidade_País_UF
CWB : Curitiba - Brasil / PR
POA : Porto Alegre - Brasil / RS
FNL : Florianópolis - Brasil / SC
GRU : Guarulhos - Brasil / SP
CGH : São Paulo (Congonhas) - Brasil / SP
CPQ : Campinas - Brasil / SP
GIG : Rio de Janeiro (Galeão) - Brasil / RJ
BSB : Brasília - Brasil / DF
CGB : Cuiabá - Brasil / MT
PLU : Belo Horizonte ( Pampulha) - Brasil / MG
ASU : Assunção - Paraguai
EZE : Buenos Aires - Argentina
LIM : Lima - Peru
HAV : Havana - Cuba
BCN : Barcelona - Espanha
MEX : Ciudad México - México
ORD : Chicago (O' Hare) - Estados Unidos
LAX : Los Angeles - Estados Unidos
MIA : Miami - Estados Unidos
SYD : Sydney - Austrália
LIS : Lisboa - Portugal
MAD : Madrid - Espanha
CDG : Paris (Charles de Gaulle) - França
MXP : Milão (Malpensa) - Itália
LHR : Londres (Heathrow) - Inglaterra
ZHR : Zurich - Suíça
NGO : Nagota - Japão
NRT: Tokio(Narita) - Japão

* Consulte a lista completa, pois alguns países possuem mais de uma alternativa aeroportuária.

Alfabeto Fonético
Outro facilitador, também menos utilizados pelos Secretários, mas que padronizam os atendimentos e evitam desvio de informações é o AFI - Alfabeto Fonetico Internacional (em inglês International Phonetic Alphabet - IPA) é um sistema de notação fonética baseado no alfabeto latino, criado pela Associação Fonética Internacional como uma forma de representação padronizada dos sons do idioma falado. O AFI é utilizado por linguistas, fonoaudiólogos, professores e estudantes de idiomas estrangeiros, cantores, atores, lexicógrafos e tradutores.

A - Alfa
B - Bravo
C - Charlie
D - Delta
E - Echo
F - Fox
G - Golf
H - Hotel
I - India
J - Juliet
K - Kilo
L - Lima
M - Mike
N - November
O - Oscar
P - Papa
Q - Quebec
R - Romeo
S - Sierra
T - Tango
U - Uniform
V - Victor
W - Whisk
X - X-ray
Y - Yankee
Z - Zulu

A utilização do Alfabeto Fonético impede a citação de palavras indesejadas ou marcas de produtos/serviços que podem ofender seu cliente ou fornecedor.

Muito utilizado para soletrações de sobrenomes estrangeiros.

Fontes:
http://www.iata.org/index.htm
http://www.panrotas.com.br/
http://pt.wikipedia.org/wiki/Associa%C3%A7%C3%A3o_Fon%C3%A9tica_Internacional

Entrevista de emprego

Quem nunca ficou muito nervoso(a) antes de uma entrevista?
Pensando em que iria falar se fosse questionado sobre tal, ou tal, assunto...
Recebi um material muito interessante que gostaria de compartilhar com vocês.

São algumas perguntas comuns a serem feitas durante as entrevistas de emprego.

- Quais são seus objetivos a curto e longo prazo?

- Quando e quando você os estabeleceu e o que está fazendo para atingi-los?

- O que você imagina estar fazendo nos próximos 5 anos?

- O que é mais importante para você: o dinheiro ou o tipo de trabalho?

- O que você sabe sobre nossa empresa?

- De que forma você acredita que poderá contribuir para o sucesso de nossa empresa?

- Cite três metas alcançadas que lhe deram grande satisfação.

- Por que resolveu concorrer a esta vaga?

- Você tem planos para continuar estudando?

- Como foram as experiências que você teve ao trabalhar sob pressão?

- Cite duas ou três coisas que você considera fundamentais na sua profissão.

- Por que deveríamos admiti-lo?

- Na sua avaliação, você tem aprendido com seus erros?

- Você se acha uma pessoa competitiva, ou seja, acha-se atualizado com as exigências do mercado?

É muito importante para o entrevistador que o entrevistado, além ter pesquisado sobre a empresa onde deseja trabalhar, conheça a si próprio.
Estude o seu perfil profissional antes das entrevistas, respondas as perguntas com sinceridade, faça um feedback pessoal.
Esse exercício também auxiliará no planejamento de sua carreira a longo prazo, e servirá como uma auto-análise pessoal e profissional.

O mercado está “aquecendo”, esteja preparado!
Tenha um bom Currículo, esteja preparado para as futuras entrevistas.

Agenda

Este post será sobre uma ferramenta que é considerada por muitos colegas, da minha opinião erroneamente, um item ultrapassado.
Utilizo a agenda física diariamente, acredito ser uma forma de arquivo de informações simples, um calendário objetivo e a principal ferramenta de organização do meu trabalho

Qual é a função e o objetivo da agenda?
- Lembrar compromissos, datas importantes e despesas;
- Aumentar a eficiência e;
- Possibilitar a organização

O que podemos anotar em uma agenda?
- Reuniões , entrevistas, encontros de negócios e compromissos diversos;
- Cantas a pagar;
- Vencimentos de assinaturas de periódicos, jornais, revistas boletins informativos e contratos;
- Senhas e logins;
- Datas de aniversários ( Inclusive da família do executivo, clientes ou fornecedores importantes);
- Datas especiais ( Para cumprimentar colegas e prestadores de serviços como dia do psicólogo, do contador, profissional de Marketing entre muitos outros)



Observações importantes:
- Deixe sempre uma “folga” entre um compromisso e outro.
- Evite marcar entrevistas nas primeiras e últimas horas do dia, próximo as refeições e imediatamente após férias e viagens.
- O Secretário deve sempre sugerir o horário e obter o nome, telefone e identificação da empresa da pessoa que está assumindo o compromisso.
- Acompanhe os compromissos constantes da agenda do executivo e mantenha-os alinhados e atualizados com a sua agenda.
- Combinar com o executivo uma forma de integração das informações , pode ser utilizado uma lista com a sequência de horários e compromissos.

Utilize agendas digitais, atualmente temos vários formatos como o Outlook, blackberry e outros equipamentos eletrônicos.Conheci pessoas criativas que criaram seus próprios formatos de agendas...
O importante é manter-se organizado e em sintonia com os compromissos e necessidades do escritório e do executivo.

“Planeja seu trabalho, faça adaptações, trace objetivos, estabeleça prioridades para quem têm muitas tarefas o tempo será maior.”

Inicia hoje a 1º Bienal do Livro de Curitiba.

Dica de evento...
Curitiba terá o prazer de sediar sua primeira Bienal do livro do dia 27.08 a 04.09 serão nove dias de muita cultura, oficina, contato com autores, exposições e diversão.
Teremos a ilustre presença de autores como:
Rubem Alves
Cristóvão Tezza
Moacyr Scliar
Ruy Castro
Fernando Gomes de Morais
Marília Pêra
E muito outros...

Vale a pena conferir!
Acesse o site e veja a programação:
http://www.bienaldolivrocuritiba.com.br/

Conhecendo várias línguas

É muito importante e até um diferencial o interesse pela cultura, língua e informações básicas sobre o país de origem do seu executivo ou clientes.

É visto com “bons olhos” iniciar ou finalizar um e-mail ou conversa, saudando o receptor em sua língua materna.

- Bom dia, como vai?.
- Obrigada.
- Até logo!

São palavras facilmente encontradas nos dicionários de diversas línguas, além de lhe agregar conhecimento, transmitirá sentido de importância ao receptor, por mais que o objetivo do e-mail seja escrito em inglês ou na língua comum entre ambos.

Pesquise, familiarize-se e ao receber um visitante ponha em prática e tire suas dúvidas é uma forma carisma e “quebra de gelo”.

Demonstre interesse.

Tudo na maior educação é claro...

Supondo que o Inglês e o Espanhol já estão em andamento, segue algumas saudações em Italiano e Frances, partes da minha pesquisa.

Para ampliar click na imagem.

Crie sua lista!

“The illiterate of the future will not be those who cannot read. They will be those who do not know how to learn.”(Alvin Toffler)

Gerenciamento de Reuniões

É dever do Secretário, além de planejar e agendar as reuniões solicitadas, promover (auxiliar) a ordem entre os participantes.
Cada assessor deve encontrar a forma correta de conscientização da importância do Gerenciamento das Reuniões em sua empresa, com o intuito de colaborar para que as reuniões sejam realmente produtivas.

Algumas dicas, que bem empregadas, geram ótimos resultados e motivam o restante dos funcionários a cumpri-las.

Auxilie a documentação e distribuição antecipada das informações e pauta da agenda a todos os convocados, essa ação automatiza a reunião, torna-a objetiva, antecipa a informação do tempo que cada participante terá disponível para discussão.

Gerenciamento de Reuniões – Passo a Passo

1. Prepare uma agenda.
2. Defina o Líder da reunião.
3. O Líder deve conduzir a reunião.
4. Utilize a agenda da reunião como guia.
5. Cada tópico discutido na reunião deve ter um tempo estabelecido.
6. Revise os pontos pendentes da reunião passada, para saber o status atual
7. As discussões devem ser conduzidas de forma profissional, evitando reuniões emotivas e sem sentido.
8. Revise todos os pontos discutidos, acordados, registre os pontos em aberto.
9. Conclua a reunião.
10. Documente a reunião em ata e envie a todos (participantes e faltosos).

Promova e divulgue o bom andamento das reuniões em sua empresa, alguns argumentos:

- A reunião precisa ter seu andamento organizado e controlado.

- Deve servir de ferramenta para comunicar decisões e ações.

- O processo de alinhamento entre os integrantes tem que ocorrer de uma maneira tranquila e construtiva.

- O tempo gasto deve ser investidos em esclarecimentos para todos os integrantes tornando o encontro produtivo.

Divulgue essas informações através de e-mails, quadros de aviso, paginas de intranet são informações fáceis, úteis e pouco utilizadas.
Você pode ser o responsável pela criação de uma cultura empresarial de reuniões de sucesso...

Fonte: Informações coletas da apresentação do treinamento de Gerenciamento de Projetos – Programa Multiplicar/ CNH
Instrutor: Tercio Annunciado

Travel II

Como citamos no post Travel I, é muito importante você se familiarizar com algumas palavras estrangeiras no ato do preenchimento de um relatório de viagem.
A maioria das empresas trabalham com sistemas que solicitam aos funcionários a descrição detalhada das despesas, em caso de viagens internacionais...

Guest - Hóspede

Arrival - Entrada no hotel

Departure - Saída do hotel

VAT * Value added Tax - Valor taxa de serviço

Bell Service - Auxílio no transporte da bagagem

Laundry - Serviço de lavanderia

Shoe shine - Materiais p/ engraxar sapatos

Overseas Call - Chamada internacional

Airport shuttle - Transporte aeroporto - hotel - aeroporto

Overbook: Algumas companhias aéreas têm por hábito vender passagens além do limite disponível, porque se houver desistência por parte de algum passageiro ou mesmo imprevistos elas não saem no prejuízo. A este ato de vender passagens além da cota disponível é que chamamos de “overbook”.

Lembretes:
- Em caso de mudança no planejamento da viagem é necessária a comunicação de cancelamento/ alteração do bilhete a companhia ou agente de viagem. Tal fato evita possíveis prejuízos financeiros e transtornos.
- Combine com o executivo se necessitará de transporte para residência ou escritórios quando voltar.
- Ao retorno, verifique se o executivo deseja enviar agradecimentos, por escrito, pela hospitalidade que recebeu durante a viagem.
- Informe-se de como proceder, durante sua ausência, quanto a correspondências recebidas e agendamento de atividades.
- Lembre o executivo (sutilmente) da necessidade de verificar a validade dos cartões de crédito.
- Questione-o sobre a opção de levar algumas moedas do país que será visitado.

"Seja mais proativo do que reativo"

Curriculum Vitae

Uma pergunta...
Você possui seu Currículo atualizado?
Ou você é daquelas pessoas que apenas pensa em currículo quando está desempregado (a)?

É muito importante que você tenha acesso rápido e fácil a descrição de suas qualificações e histórico profissional, afinal você nunca sabe onde pode encontrar a oportunidade de um novo desafio.

Caso você tenha dúvida sobre os dados que devem constar em seu currículo segue algumas dicas para o momento da criação.

Não é necessário o título Currículo, inicie com o seu nome e em seguida faça a relação dos dados:
Estado Civil - Idade
Endereço completo
Cidade - Estado
E-mail - Telefone

Deixe informações como RG, CPF, CNH, data de nascimento para o momento da contratação ou entrevista, caso seja questionado.

No corpo do currículo deve conter as seguintes informações:

OBJETIVO - Área de interesse ou cargo pretendido.
FORMAÇÃO - Período e as instituições de ensino em que estuda ou estudou.
TRAJETÓRIA PROFISSIONAL- Período, empresas onde já atuou e o cargo que ocupou. Descreva sucintamente as principais atividades/responsabilidades que lhe foram atribuídas.
RESUMO DAS QUALIFICAÇÕES - Aponte suas competências/prontidão.
EXPERIÊNCIA INTERNACIONAL- Escolas, cursos, empresas, intercâmbios e outras experiências adquiridas no exterior.
CURSOS COMPLEMENTARES - Cursos, workshops, eventos, período e as instituições que promoveram as oportunidades de aperfeiçoamento profissional . Informe os mais importantes e que tenham aderência a vaga em que está se candidatando
IDIOMAS - Período e as instituições onde estuda ou estudou, é indispensável a indicação do nível de aperfeiçoamento(básico, intermediário, avançado ou fluente).
INFORMÁTICA - Relacione os aplicativos que você possui conhecimento e, se possível, coloque o nível de aperfeiçoamento.

Formação, Trajetória Profissional e Cursos complementares.
Relacione utilizando formato cronológico invertido, inicie pelo mais recente,
Exemplo:
- Pós - graduação: (Nome do Curso)
(Nome da instituição de ensino) – (Ano de participação ou conclusão)
- Graduação: (Nome do Curso)
(Nome da instituição de ensino) – (Ano de participação ou conclusão)

Considerações:
- No currículo deve-se registrar os conhecimentos técnicos e inserir apenas informações exatas e corretas, ou seja o que sabemos efetivamente.
- Antes de encaminhar um Currículo para uma vaga na qual os requisitos já estão pré estabelecidos, atente-se na adaptação à solicitação, algumas empresas inclusive solicitam carta de indicação do seu último empregador.
- O currículo não deve ter mais de três páginas.
- Preze sempre a elegância no formato da apresentação.

Seu currículo é uma fonte de dados e informações sobre você. Mantendo-o sempre atualizado, você sentirá mais confiança no momento da entrevista, pois terá certeza que não esqueceu de listar nenhuma qualificação.
Alias, anexe-o como primeira folha do seu portfólio de certificados, assim terá sempre as informações unidas e organizadas.

E lembre-se: não é necessário apresentar o portfólio de certificados na entrevista, os certificados são solicitados na contratação juntamente com a documentação para o registro do funcionário.

Organização do ambiente de trabalho

Como já havia citado no post Identidade Profissional a organização é uma das características do s Secretários Executivos, somos os responsáveis pela ordem do setor, o nosso dinamismo depende do acesso rápido as informações, sem passar por obstáculos.

Estabelecer uma rotina é uma forma de manter-se em constante organização e ter as atividades claramente definidas.

Para poder organizar o ambiente é interessante seguir algumas práticas:

- Ao iniciar o dia providencie o café, os jornais, ligue os computadores e equipamentos, cuide das plantas, verifique a limpeza e organização do setor;

- Em seguida, repasse a agenda do dia (independente do formato, físico ou digital, utilize sempre uma agenda não confie somente na sua memória), para lembrar as tarefas pendentes do dia anterior;

- Identifique e pontue as prioridades, revendo-as diariamente com propósito de adequar funções rápidas e prolongadas;

- Programe suas saídas do setor;

- Planeje suas paradas;

- Disponha os móveis de modo funcional para que a locomoção seja fácil e ágil;

- Aproveite da melhor forma possível as condições de iluminação e ventilação do ambiente;

- Deixe a mesa sempre em ordem, sem excessos de papéis, não acumule materiais desnecessários;


- Mantenha as gavetas sempre limpas;

- Não exagere nos objetos decorativos, mantenha na mesa apenas o material de trabalho, tenha um ambiente clean.

- Tenha acesso rápido à agenda telefônica e de endereços (estas devem estar sempre atualizadas);

- Mantenha dicionários, e livros como gramáticas, redação empresarial, manuais sempre de fácil acesso e organizados. Lembre-se do post Acervo Pessoal.

- Verifique os jornais e revistas que estão disponíveis para os clientes, devem ser atualizados.

- Todos os equipamentos necessários no setor devem permanecer em condições de uso e nos devidos lugares;

- Relacione os contatos e telefones do setor de limpeza, manutenção elétrica, informática, jardinagem, motoristas e outros prestadores de serviços internos;

- Crie uma lista de controle dos empréstimos de matérias e equipamentos do setor. Como laser point, projetor multimídia, CD’s e outros. O Secretário deve ter total controle sobre os bens do setor.

- Estoque materiais suficientes para o andamento das atividades (papéis, canetas, toners e outros).

- Ao termino do seu dia de trabalho, deixe sua mesa organizada recolha xícaras e outros utensílios;

- Se possível crie um local especifico para o cafezinho.

Essas ações facilitarão o seu dia e das pessoas ao seu redor.

Sucesso...

Procuro sempre extrair algo de bom de todas as palestras e encontros que participo, até dos e-mail que recebo.
Ler também me faz refletir, ter idéias, concordo com a frase que diz:" A leitura é o melhor exercício para a mente."
E nesses muitos encontros com autores e palestrantes fui criando uma lista para tentar definir ações que levam ao tão almejado SUCESSO e resolvi dividir com vocês.

Ações de uma pessoa de Sucesso.

- Comece antes;
- Faça voluntariado (você aprenderá nova ações, a desenvolver novos meio de trabalho e trato com as pessoas);
- Fique esperto, desenvolva agilidade nas ações e nos raciocínios.
- Identifique as pessoas de sucesso e suas características;
- Leia tudo (jornais, revistas e livros);
- Programe-se para um mundo novo;
- Troque cartões de visita, monte uma rede de relacionamentos "Network" e informações;
- Reconheça os apoios, valorize os conhecimentos;
- Seja educado sempre e com todos ao seu redor;




Segue uma frase que reflete muito isso:
" A vida exige muito mais compreensão do que conhecimento.
...As vezes as pessoas, por terem um pouco a mais de conhecimento , ou "acreditarem ter", se acham no direito de subestimar os outros."
Desconheço o autor, recebi por e-mail da amiga Natália, mas deve ter sido escrita por alguém de sucesso...

- Não esqueça datas importantes e nomes;
- Estabeleça prioridades;
- Cumpra prazos;
- Delegue atividades e confie;
- Valorize participações;
- Comunique-se;
- Pratique lembrar e ser lembrado;
- Surpreenda;
- Organize-se;
- Invista em você, conhecimento é sua única bagagem;
- Aproveite oportunidades e momentos;
- Cause sempre boa impressão;
- Pesquise muito na internet;
- Faça Marketing Pessoal.

Tente, ao menos em algum momento se sua vida, usar alguns itens dessa lista...
Eu já fiz e deu muito certo!

" A vida se contrai e se expande proporcionalmente a suas escolhas."
Autor desconhecido

Marketing Pessoal

Defina seu perfil e vá em busca dos seus sonhos!

Marketing Pessoal - Essa é a maior e mais promissora ferramenta que temos em nossas vidas...
É o meio de demonstrar o que você têm de melhor.

Algumas formas de utilização:

1º Construa uma marca.
Por ex. Eu sou a GISELE BROCA.
- Valorize essa marca.
- Adicione atributos positivos a ela.

2º Produto "Invista na sua Embalagem"
- Cuide de sua aparência.
- Tenha boa apresentação.
- Vista-se corretamente.
- Mantenha postura profissional.
- Agradeça sempre, demonstre educação.

Seja facilmente identificado como um Secretário Executivo.
Não cometa alguns erros que podem comprometer a sua carreira e denegrir a imagem da profissão.

3º Conteúdo
- Exponha (através do seu trabalho) suas habilidades.
- Foque em formação.
- Aprenda com as experiências.
- Adquira novos conhecimentos.
- Desenvolva a comunicação.
- Demonstre responsabilidades.
- Cumpra horários.

Enfim descreva objetivos e metas a seguir, trace um plano pessoal, estabeleça prioridades.
Crie sua rede de NETWORK, mas lembre-se é necessário que haja mutuo conhecimento.

Informações coletadas na palestra Marketing Pessoal com a Consultora de Marketing Ariadne Zippin.

"O profissional moderno é aquele que tem o controle da sua carreira e faz com que seu futuro aconteça."
Autor desconhecido

Words and terms of business

Here are some Terms and words in English utilized on business ambient.
Knowledge of these terms facility our understanding in many situations and processes.

Words in English very common, on e-mails, reports, presentation, requests’, forms and other documents.


These terms are most used on e-mails….

ASAP - As soon as possible
Assim que possível

FYI - For your information
Para sua informação

SOW - Statement of work
Descrição do Trabalho

SWOT - Strengths/Weaknesess/Opportunities/Threats
Pontos Fortes/Pontos Fracos/Oportunidade/Ameaças

TBD - To be determined - To be defined
A ser determinado/definido.

Make your list, your company should be most terms.

Travel I

Para preparação de uma viagem é importante que o Secretário (a) obtenha o máximo de informações possíveis do período em que o executivo ficará ausente:

Segue um “check list” para lembrar alguns dados importantes:

- Data da partida e retorno;
- Destinos;
- Motivos da viagem;
- Conferir passaporte e visto (validade e necessidade);
- Preferência de hotéis;
- Número de pessoas e contatos que participarão da viagem;
- Compromissos assumidos, bem como datas e locais dos encontros;
- Nome, telefone e endereço de e-mail das pessoas que serão contatadas;
- Tipos de transporte;
- Se há necessidade de locação de veículo ;
- Motoristas e interpretes;

O assunto viagem é amplo para discussão, teremos várias “postagens” tratando destes casos.
Com a relação a lista acima citada, já é possível iniciar um processo de solicitação de viagem e acertar alguns detalhes.

Procure sempre informações sobre as preferências do viajante, porque uma viagem nem sempre é fácil quando se trata de negócios, mantenha um ótimo relacionamento com seu agente de viagem, pois são profissionais que possuem conhecimentos e experiências importantíssimas e poderão auxiliá-lo sempre que surgir dúvidas.

Alguns termos que auxiliarão o seu contato com os agentes de viagem e facilitarão a criação e análise de relatórios de viagem:

Voucher
Segundo o Dicionário de Comércio Exterior e Câmbio, Editora Saraiva: voucher 1. Comprovante, partida de contabilidade, recibo, guia de lançamento; 2. Documento autorizando um desembolso de dinheiro para cobrir um passivo; 3. Evidência legalmente aceitável de pagamento de um débito, como um cheque cancelado e outros.

Check -in
Verificação, apresentação (Hotel, companhia aérea) munido de documentação e comprovante de reserva, que identificará a entrada/embarque do viajante.

Check-out
Identificação da saída do viajante, termo mais usado pelas redes hoteleiras,. Abrange a verificação das acomodações e das instalações por ele utilizadas, o consumo para a possível a emissão da nota de despesas a serem pagas, e relatório de algum dano por ele causado para posterior ressarcimento.

Late Check Out
Quando o hóspede pretende deixar o hotel após o horário estabelecido para a saída.

No Show
Não comparecimento de hóspede ou passageiro que tinha reserva confirmada e não efetuou o cancelamento dentro do prazo estipulado. O no show geralmente gera uma taxa ($$).

Wake Up Call
Chamada para acordar.

Walk In
Quando o passageiro chega ao Hotel sem prévia reserva.

Walk Out
Quando o passageiro deixa o hotel sem realizar os trâmites do check-out na recepção. Deixando pendente de pagamento a conta.

PAX – Passageiro.

Boarding pass
Bilhete de acesso ao vôo, gerado após o check-in.

Take off - Decolagem

Landing – Pouso, aterrissar.

Fonte: FILHO, Emilio Garofalo: Dicionário de Comércio Exterior e Câmbio. São Paulo, Saraiva, 2004
Site: No Show Bastidores da Hotelaria Disponível em: http://noshow.wordpress.com/

Comportamento

Obtenha respeito cumprindo alguns modos de comportamentos.
Desde o estágio adquira postura profissional, assim serão maiores as chances de valorização e reconhecimento do seu trabalho podendo gerar uma possível contratação ou indicação no término do estágio.

- Vista-se adequadamente.

- Comunique-se verbalmente com clareza e sem gírias.

- Cumpra o código de ética do Secretário Executivo. Com honestidade, lealdade, segredo profissional e observação das normas administrativas da empresa.

- Não utilize informações e influências obtidas na posição para conseguir vantagens pessoais.

- Seja discreta no exercício da profissão.

- Contribua e promova a organização do setor/ departamento.

- Trate todos com respeito e cortesia.

- Preze muito seu nome, escreva-o sempre por completo, registre a sua marca.

"Precisamos contribuir com a consciência profissional dos Secretários Executivos."

Acervo pessoal

Apesar de encontrarmos muitas informações na internet, ao meu ver, nada substitui o contato físico com o livro.

Você já pensou em ter sua biblioteca particular?
Em reservar um espaço em sua casa ou até mesmo no escritório para criação.
Essa idéia geralmente é muito "bem vinda" se for estendida ao setor. Acredito que todos concordariam ser muito interessante ter acesso rápido a dicionários, bibliografias técnicas e direcionadas para área de atuação.

Para inclusão de todos os colegas no projeto pode ser proposta uma campanha de doação de livros literários para o "mini acervo", seria um bom divertimento para o horário do almoço.
Lembrando sempre que esse projeto deve ser bem planejado, quem sabe sua idéia faça sucesso e decidam implantar na empresa toda.

É uma dica interessante principalmente para os Secretário que atuam na área Jurídica, esse setor geralmente utiliza constante pesquisas em códigos.

Alguns assuntos que não podem faltar em seu acervo:

- Dicionários e gramáticas nas línguas portuguesa, inglesa e espanhola. (Inclua frances, italiano e outros de acordo com sua formação.)

- Reforma ortográfica portuguesa.

- Redação Comercial (Português/Inglês).

- Normas do Cerimonial Público e Ordem Geral de Procedência.

- Técnicas de Etiqueta nos Negócios.

E o restante adapte com livros técnicos, revistas, códigos civis, de acordo com a necessidade.

E uma perguntinha. ..Quantos livros você leu neste ano?
Não gosta muito de ler?
Eu entendo o tempo é curto...

"A leitura faz a nossa mente gerar novas idéias. E os livros têm mais paciência que as pessoas."
Gisele Broca

Análise das Informações

Muitas informações passam por nós, e nossas mesas, durante um período de trabalho.
Algumas tratamos pessoalmente, esse filtro deve ser muito minucioso para que o executivo seja interrompido o menos possível, outras agendamos horários e visitas, anotamos os recados ou indicamos a pessoa correta para resolução.

Jamais deixamos que as informações soltas como "almas ou fantasmas" sem tomar ação alguma, ou responder um simples: "Não sei." ou "Não é minha função".

Se as informações requeridas tratarem apenas de dados, caso não haja problemas de serem fornecido, não devem ser incorretos ou ambíguos. Dados devem basear-se em fatos e evidencias.

Em caso de visitas, para tratar algum assunto específico, dê prioridade aos horários agendados com antecedência, passando em seguida para os assuntos de interesse do executivo. Mas, sempre mantenha-o informado das pessoas que o aguardam.
"Visitas inesperadas ou indesejáveis dispense com cortesia, não demonstre irritação e não esqueça de questionar o propósito/assunto."


Em caso de contatos telefônicos obtenha o máximo de informações possíveis sobre o interlocutor : nome da pessoa, da empresa, objetivo da ligação, telefone p/ contato.

Se o executivo não atender na hora, registre o horário da ligação.
"Através do registro de recados "alimente" aos pouco, sua agenda de contatos. Com o passar do tempo você identifica os contatos frequentes e de interesse do executivo. Sua agenda valerá ouro!"

"Cabe a nós assessores analisar assuntos, verificar se é de nossa competência, departamento ou indicar o responsável. Tomar as providências para que todos os clientes, internos ou externos, recebam a devida atenção."

Fonte: AZEVEDO , Ivanize e DA COSTA, Sylvia Ignácio. Secretária - Um guia prático. São Paulo: Ed. Senac, 2001.

Imagem profissional...

Quando prestamos exame vestibular, na maioria das vezes, já sabemos em qual área pretendemos atuar, que profissão queremos seguir, qual estilo de vida que almejamos.
O traço dessa trajetória requer algumas adaptações.

Cada profissão apresenta características...
Médicos = vestem branco
Professor de Educação Física = vestimentas esportivas
Advogado = nos lembra, terno e gravata



E os Secretários Executivos?
Sim, muitas vezes somos os cartões de visita das empresas ou setores, somos quem recebe os visitantes e necessitamos estar preparados para qualquer evento ou ocasião. Desde a visita social a algum cliente, refeições com visitantes entre outros.

Precisamos nos adequar a carreira escolhida, somos referência em muitas situações comerciais, devemos ser fácilmente identificados como Secretários Executivos.
Cuidar da aparência é importânte e necessário.
Ter boa apresentação diariamente e não apenas de acordo com o seu humor (reconheço que nem sempre isso é fácil).
É interessante criar um estilo e mantê-lo, isso indica pessoas de personalidade, demonstra confiança e seriedade.

Você pode estar achando esse "papinho" meio banal, mas um bom profissional é composto por um conjunto de qualidades.

Entendo que desta forma não é frequentemente possível vestir o que está na moda, e que algumas roupas mais descontraídas precisam ser reservadas para os finais de semana.
Algumas situações requer adaptações mais delicadas, situações como trabalhar em empresas menos formais, mas estamos aptos a desenvolver um novo stilo nesses casos.
Se a compania tiver um grau menor de formalidades, nem por isso quer dizer que você não possa preservar a sua identidade profissional. A final você é a sua empresa, continue investindo em vôce.

E se você ainda está em dúvida no que vestir, vai uma dica interessante que em algumas vezes é válida:
"Observe o seu chefe, ele conhece muito da empresa."

Época de crise...

A cada dia que passa admiro a capacidade que a humanidade possui em se adaptar aos novos acontecimentos.
Analisando o que acontece ao nosso redor, "a crise ", penso como podemos tirar proveito disso...
É um momento de mudanças.
O objetivo dos nossos empregadores é gerar lucro para a empresa, produzir mais, aumentar as vendas e conquistar novos clientes.
O nosso é: Mantermos nossos empregos.
Períodos que geram dificuldades financeiras, apresentam ótimas oportunidades para criar campanhas de reduções de custos que deverão permanecer após a crise e promover você como profissional, pois afinal reduções de custo são sempre bem vindas.
Proponha campanhas que darão certo, envolverão a equipe e agradarão aos proprietários da empresa ou chefia.
Inclusive se você consultar a internet, conversar com colegas de outras empresas, acompanhar as notícias sobre desenvolvimento sustentável, verá que existem muitos projetos simples que já foram desenvolvidos, mas ainda não foram implantados na empresa que você trabalha.




Geralmente é da Secretária (o) a responsabilidade de compra dos materiais de escritórios, e também a de conscientizar os colegas em utilizar de uma maneira sem excessos.
As impressões também podem ser avaliadas, em sua real necessidade.
A reutilização dos papéis "rascunho" , não em impressões porque podem causar danos as máquinas, mas para a escrita manual são de ótima utilização.
Os brindes do setor podem ser canecas, diminuído a utilização dos copos plásticos.
Incentive a audioconferência, reduzindo os custos de viagem.
Promova eventos com ajuda de custos dos fornecedores.

Ajude sua empresa a manter o equilíbrio.




Pense em algo, adapte projetos já existentes, invente.
Seja informado.
Suas idéias somente trarão benefícios e registrarão seu nome, a sua imagem.
Crie suas oportunidades!

Alguns lembretes...

Os que acompanham o site da Fenassec e Sinsepar já devem ter lido sobre informações como:

- A importância do registro da profissão.
- Atualização do Currículo Lates.
- Cumprimento do código de Ética.
- Acompanhamento da criação do Conselho de Secretariado Executivo.

Tem mais alguns pontos que eu gostaria de lembrar ( é quase um apelo...):

- Necessitamos de pesquisa na área Secretarial.
- Professores com formação em Secretariado Executivo.
- Novas áreas de especialização.
- Novos projetos.
- Sites que continuem em constante atualização.
- Eventos com credibilidade.
- Bibliografias atualizadas.
- Profissionais capacitados.
- Respeito a profissão.
- Postura profissional.

É extremamente importante que o Secretariado Executivo respeite e contribua a sua profissão, antes de solicitar reconhecimento, devemos nos valorizar como profissionais para que tenhamos reconhecimento da sociedade.
O avanço da profissão só depende de nós, estudantes e profissionais!

"Keep your fears to yourself, but share your courage with others."
(Robert Louis Stevenson)

Sapato baixo...

Os Secretários que me aguardem, mas essa é para as Secretárias.
É hora de ousarmos do conforto.

Em algumas conversas com colegas de profissão ouço reclamações como:
- Não me visto social porque moro longe...
- Não consigo passar muito tempo de salto...
- Venho trabalhar de ônibus...
- Caminho quatro quadras..
- Passo muitas horas do dia de pé, e a noite vou direto estudar..
- Minha empresa não exige vestimenta formal...
- Me sinto muito cansada.

Caras colegas profissionais de Secretariado Executivo, independente da empresa em que atuam, devemos trabalhar com vestimentas formais. Na realidade essa informação vale para qualquer profissional.

Penso que essa "nova moda" de sapatilhas, a adaptação dos sapatos sociais com muito estilo e pouco salto, chegou para nos salvar. Alguns modelos com bicos finos que acrescentam sofisticação às calças sociais, e terninhos.

São diversas cores, tecidos, bicos redondos, com fivelas, sem fivelas, ponteira abertas, acompanhados de bolsas, todos um charme...virei fã!
Além da comodidade e do estilo, ajudam você a se manter com a vestimenta adequada.

É um pouco extranho encontrar uma Secretária Executiva de tênis, precisamos manter a classe.