quinta-feira, 3 de setembro de 2009

Comunicação eficiente


Para um bom desenvolvimento das atividades e prestação dos serviços, é muito importante que o Secretário esteja alinhado com as necessidades do executivo.
A comunicação entre ambos deve ser excelente. Caso você sofra com problemas de comunicação é hora de acertar os ponteiros.

Proponha ao executivo uma conversa, para que se conheçam melhor e alinhem as formas de comunicação que serão utilizadas por vocês.

Alguns pontos que devem ser acertados:
- Verifique a possibilidades de acesso a agenda (calendário) do executivo, assim você se manterá constantemente atualizado (a) com os compromissos.
- Conheça as atividades rotineiras do executivo, e integre-se a elas.
- Padronize o repasse de recados e contatos pode ser através de e-mail, bilhetes, mini formulários. Essas informações devem ser sempre completas com nome e empresa de quem ligou/procurou, horário, assunto, telefone para contato.
- Se necessário proponha um filtro de e-mails.

Outras boas práticas que auxiliam uma comunicação eficiente, e devem ser seguidas principalmente por Secretários (as) de setores ou departamentos,pois possuem ampla rede relacionamento diário.



Lembre-se: Os Secretários Executivos, geralmente são referência quanto a informações e comunicação.

- Cuidado com as palavras, não utilizes gírias.
- Expresse-se com clareza.
- Tenha calma para escutar e entender a mensagem do interlocutor.
- Esteja atento aos gestos, movimentos e expressões muitas vezes estas ações revelam mais sobre o interlocutor do que as próprias palavras.
- Vá direto ao assunto seja conciso.
- Adapte e traduza seu discurso à faixa etária, formação, interesses e expectativas do ouvinte.
- Seja eficiente. Registre a informação, para isso, preste atenção ou se sua memória não é boa, anote.
- Tenha interesse no que os outros têm a dizer, porque se procurou você para falar possui uma mensagem a ser transmitida, e se não concordar apenas escute.
- Aguarde até a mensagem ser completada antes de formular a sua opinião,além de ajudar no entendimento você não corre o risco de ofender o interlocutor.
- Cuidado com a entonação e excesso de gesticulações.
- Mantenha postura ao falar. “Uma posição ereta, olhando as pessoas de frente e braços voltados para quem está falando dá a idéiade acessibilidade e entusiasmo.”( JUNIOR; AVEDIANI, Artigo: Manual de comunicação eficiente.)

Atente-se também para a comunicação escrita:
- O Secretário deve ser formal e relevante na fala e na escrita
- O sucesso da comunicação escrita está no domínio de vocabulário, gramática e construção das frases.
- O fracasso está em escrever da mesma forma que se fala.

Se necessário aprimore-se.
- Leia e releia suas mensagens antes de enviá-las, para encontrar e corrigir os erros; - Peça ajuda a terceiros para checar o entendimento e a clareza do texto.
- Pesquise gramáticas, dicionários, consulte seu Acervo Pessoal...

Fonte:

Artigo: Manual de comunicação eficiente.
AVEDIANI, Renata; JUNIOR, Raul.

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