"Netiqueta"

Este é um termo utilizado pela autora do livro "Netiqueta, Guia de Boas Maneiras na Internet", Maria Alice Soares de Castro, para se referir as normas de Etiqueta na Internet.

Hoje, ao iniciarmos um novo trabalho a primeira ferramenta que é providenciada é o e-mail. A maior ,mais rápida e econômica forma de comunicação, mas que também deve seguir algumas regras de etiqueta.

A maior "gafe na internet" cometida dentro das empresa é a emissão de mensagem repletas de abreviaturas, modo utilizado para facilitar conversas informais. Tudo bem abreviar um atenciosamente (At,) no final de uma frase ou sudações (Sds,) em outra, mas um e-mail inteiro escrito com vc, tbem, fltva, mto... já se torna falta de etiqueta empresarial.

Listarei alguns pontos que devem ser relevados no momento da emissão ou repasse de informações através de e-mails.

- Cuidado com as mensagem de descontração evite o envio para o e-mail profissional, principalmente de anexos muito "pesados" , pois podem obstruir a "caixa de entrada" do receptor, impedindo o recebimento de e-mails importantes.

- Ao encaminhar e-mails, assine-os. Tenha uma assinatura simples, com seu nome, nome da empresa, telefone e fax, sempre com letra legível e cores básicas. Não é necessário incluir o endereço completo da empresa.

- Mantenha seu texto com uma letra padrão evite usar o plano de fundo.

- Não esqueça de colocar o assunto em sua mensagem.

- Crie uma lista com o e-mail pessoal de seus amigos.

- Ao repassar algum e-mail informal, até mesmo aos amigos, apague o histórico e dê uma introdução à mensagem perguntando se a pessoa está bem, com algum comentário ou desejando um bom dia ou boa semana. Adapte também o título (retire o ENC: RES: ).

- Não esqueça de colocar o assunto em sua mensagem.

- Lembre que no e-mail deve ser copiado às pessoas que apenas devem ter conhecimento do assunto, e endereçado as pessoas que têm ações a serem tomadas.

- Procure não demorar muito tempo para responder aos e-mails. É muito educado enviar uma resposta informando que recebeu a mensagem e que irá respondê-la assim que possível.

- Atenção redobrada ao enviar mensagens para grupos. Tenha certeza de quem pode e de quem não pode ler o conteúdo do e-mail. Uma das gafes mais cometidas é enviar e-mails que não devem ser lidos por todos os integrantes do grupo.

- Respeite a hierarquia. Quando enviar e-mails para um grupo de trabalho, a regra é enviar a mensagem para o destinatário, colocando o nome de seu chefe primeiro na cópia e, em seguida, os envolvidos em ordem alfabética.

- Escrever em caixa alta faz parecer que você está gritando com o destinatário. Quando quiser ressaltar uma frase ou palavra, escreva entre sinais de asterisco.

- Não envie respostas que contenham longos textos anteriores em cascata. Edite a resposta, utilizando o último e-mail do seu contato e cortando as outras mensagens.

- Ao responder uma série de perguntas, escreva as respostas ao lado delas, tentando editar a fonte da resposta, mudando sua cor, seu tamanho e o seu formato.

- Ao redigir um e-mail, você tem a opção de classificar sua prioridade como alta, normal ou baixa. Essa classificação na verdade não altera a velocidade ou a seqüência com que o e-mail é enviado e recebido, apenas alerta ao destinatário que poderá, caso deseje, antecipar a leitura de tal ou qual mensagem.

- Ao enviar um e-mail, você tem o recurso de solicitar ao destinatário a confirmação do recebimento de leitura. Mas só faça uso desse recurso eventualmente, em caso de real necessidade e não sistematicamente como muitas pessoas costumam fazer.

- Nós Secretários utilizamos muito a produção de e-mail social: de Parabéns, Boas Festas, ou para divulgar algum evento, podemos enfeitá-lo com imagens, animações e músicas, à vontade. Mas na correspondência do dia a dia, seja simples e sóbrio ao máximo. Antes de inserir uma imagem, um pano de fundo, uma música, pese a real necessidade de fazê-lo e principalmente se quem vai receber o e-mail vai ficar satisfeito ou entediado.

- Tal como você diz "Bom-Dia" e "Até Logo" quando chega e quando sai, sempre inicie seus e-mails com uma saudação ao destinatário, encerre com outra e nunca deixe de assinar no final.

Fonte: CASTRO, Maria Alice Soares de. Netiqueta, Guia de Boas Maneiras na Internet. Novatec Editora, 1997.

MATARAZZO, Cláudia. Negócios, Negócios, Etiqueta Faz Parte. Melhoramentos, 2003.